5 Jednoduchých kroků k zabránění výdajů

5 Jednoduchých kroků k zabránění výdajů
Vezměte na vědomí následující scénáře výdajů: letecká přeprava za zrušený let, cestovní jídlo Ketel One od 50 dolarů a slané nápoje a filmy s placením za viditelnost, které jsou rozděleny do nočních cen hotelových pokojů. Zatímco je snadné uvěřit, že pár dolarů zde a tam nebude bolet, podvody s výdaji se časem zvyšují a je obtížné je odhalit.

Vezměte na vědomí následující scénáře výdajů: letecká přeprava za zrušený let, cestovní jídlo Ketel One od 50 dolarů a slané nápoje a filmy s placením za viditelnost, které jsou rozděleny do nočních cen hotelových pokojů.

Zatímco je snadné uvěřit, že pár dolarů zde a tam nebude bolet, podvody s výdaji se časem zvyšují a je obtížné je odhalit. Nedávný průzkum, který provedla sdružení certifikovaných ověřovatelů podvodů, ukázala, že zaměstnanci, Výkonný / vrchní management & rdquo; na firemním účtu téměř 27% případů podvodu spojené s úhradou nákladů. Výsledné disciplinární opatření a propouštění klíčových zaměstnanců mohou být obrovské rozptýlení - stačí požádat Hewlett Packard a Walmart.

Související: 4 Druhy podvodů, které by mohly zničit vaše podnikání

Bez jasných a pevných pokynů pro výkazy výdajů mají zaměstnanci větší pravděpodobnost, že překročí hranici. Nicméně následující pěti jednoduchých kroků může zmírnit riziko:

1. Začněte tím, že definujete zásady týkající se výdajů.

Menší společnosti budou mít obvykle jednodušší soubor politik než větší organizace. Uvedené doporučení platí pro firmy všech velikostí:

  • vyžadují, aby byly výdaje předloženy do 30 až 60 dnů od výdajů
  • požadují se příjmy pro všechny nákupy nad 25 USD
  • vyžadují detailní nákupy, jako jsou hotelové pobyty - sledovat filmy jít pod "Zábava", pokojová služba patří k jídlu & rdquo; atd.)

2. Informujte zaměstnance o porušování zásad před odesláním výkazu výdajů.

Politika výdajových zpráv se tradičně nachází v příručce pro zaměstnance. Skutečnost spočívá v tom, že většina zaměstnanců při přípravě zpráv neřídí příručku.

Zvažte přidání systému výkazů výdajů, který automaticky upozorní na porušování zásad a automaticky identifikuje duplicitní transakce. Tato bezprostřední zpětná vazba nejen zlepšuje dodržování politik, ale také snižuje zátěž supervizorů a účetnictví, aby identifikovala a odmítla výdaje mimo politiku.

Související: 4 jednoduché kroky pro udržení každého dolaru, který jste získali v kapse

3. Navrhněte důkladný přezkum nákladů a schvalovací proces.

Účinný řetězec schválení začíná tím, že zahrnuje příslušného správce. Primární úlohou schvalujících manažerů je zajistit přesnost výdajů a představovat bona fide obchodní výdaje. V mnoha případech mohou být zapojeni více manažerů.

Může být zapotřebí například schvalovatelů specifických pro projekt a / nebo dalších schvalovatelů založených na výši výkazu. Při výběru nástrojů pro oznamování výdajů zvážte potřeby směrování dnes a budoucnosti.

4. Využijte analýzu dat, abyste zůstali na špici výkazů o výdajích.

Grafy a grafy jsou užitečné, pokud jde o sledování výdajových trendů zaměstnanci, kategoriemi a obchodníky. Společnosti by měly využít svou platformu pro výkaz výdajů za účelem zjištění a vyšetřování neobvyklých položek.

5. Je to všechno o " tón v horní části. & rdquo;

Přestože přesné vykazování výdajů je odpovědností celé společnosti, je odpovědnost vedení za vytvoření vysoce kvalitního kontrolního prostředí. Vedení musí nastavit tón, účastnit se procesu přezkoumání a udržet se na stejném náročném standardu.

Průzkum průzkumu Asociace ověřených podvodů také zjistil, že pracovní podvody se odhadují na náklady organizací až 5 procent příjmů za rok. Zpřísnění procesu oznamování výdajů je snadným, ale účinným způsobem, jak předcházet podvodům na všech úrovních.

Jasné, důkladné pokyny o nákladech, stejně jako závazek k etickému vedení, udržují příjmy a pověst společnosti na správné cestě.

Související: 6 jednoduchých strategií pro lepší správu peněz